La gestion des emails est devenue une compétence essentielle dans notre vie quotidienne, tant sur le plan personnel que professionnel. Dès le début de la journée, nombreux sont ceux qui se retrouvent submergés par une avalanche de messages. Cet article vous fournira des astuces et des stratégies pour gérer vos emails de manière optimale, vous économisant ainsi du temps et de l’énergie.
Pourquoi la Gestion des Emails est Cruciale
La gestion efficace des emails devient incontournable avec la masse d’informations qui sont réceptionnées sur nos boites mails. Voici pourquoi il est important de maîtriser cet art :
- Réduction du stress : Un inbox bien organisé minimise le sentiment d’être débordé.
- Augmentation de la productivité : Moins de temps passé à trier les emails signifie plus de temps pour des tâches importantes.
- Communication efficace : Des réponses rapides et précises favorisent de meilleures relations professionnelles et personnelles.
Astuces pour la Gestion Optimale des Emails Personnels et Professionnels
1. Adoptez une Routine Quotidienne
L’une des premières étapes pour une gestion des emails efficace est de mettre en place une routine quotidienne. Consacrez une plage horaire spécifique pour vérifier et traiter vos emails. Une vérification par jour peut suffire pour la plupart d’entre nous, selon le volume d’emails.
- Suggestion : Réservez un moment fixe, par exemple en début de journée ou juste avant la fin de la journée, pour vérifier et répondre à vos emails. Cela permet de rester concentré sur d’autres tâches importantes le reste du temps.
2. Mettez en Place des Réponses Automatiques
Pour éviter de répondre manuellement à chaque email, utilisez des réponses automatiques. Cela est particulièrement utile pour les absences ou pour accuser réception.
- Exemple : « Merci pour votre email. Je vous confirme avoir bien reçu votre demande, je suis actuellement indisponible et je vous répondrai dès que possible. »
3. Supprimez les Notifications
Oui ! Les notifications constantes peuvent être une source majeure de distraction. Désactivez les notifications push pour ne vérifier vos emails qu’à des moments précis. Vous pourrez les réactiver lorsque vous recevrez uniquement les notifications que vous souhaitez réellement recevoir.
4. Utilisez la Méthode « Inbox Zero » pour la Gestion des Emails
La méthode Inbox Zero vise à maintenir votre boîte de réception vide ou presque vide. Voici comment procéder :
- Traitez immédiatement : Si un email peut être répondu en moins de deux minutes, faites-le tout de suite.
- Classer ou supprimer : Si l’email n’a pas besoin de réponse, classez-le ou supprimez-le.
- Reporter : Pour les emails nécessitant plus de temps, traitez les ultérieurement, vous pouvez aussi utiliser une application de gestion de tâches pour qu’il soit traité dans les temps.
4.1. Classement : Utilisez des Dossiers et des Filtres
Organiser vos emails en utilisant des dossiers et des filtres est une technique simple mais efficace.
- Dossiers : Créez des dossiers organisés, des sous-dossiers si besoin, pour classer vos emails lorsqu’ils sont traités ou s’il y a un besoin à conserver les informations contenues.
- Filtres : Configurez des filtres pour que les emails soient automatiquement triés dans les bons dossiers en fonction de l’expéditeur ou du sujet.
4.2. Traitement des Mails Intempestifs
Prenez le temps de nettoyer votre boîte de réception.
Désinscription des Newsletters non désirées : Les newsletters incluent souvent un lien de désinscription en bas du message. Assurez-vous de le suivre pour éviter les futures communications de la part de cette source.
ATTENTION !!! Méfiez-vous des sites de désinscription qui semblent suspects pour garantir la sécurité de vos données et préférez la seconde ou la troisième option !
« Marquer comme Spam » : Les futurs emails de cet expéditeur sont alors jugés indésirables, ces messages seront automatiquement déplacés vers le dossier « courriers indésirables ».
Constituer une Liste Noire d’Expéditeurs : Configurez des filtres pour supprimer automatiquement les mails d’expéditeurs non désirés. Vous pouvez créer des règles pour déplacer les messages de certains expéditeurs directement vers un dossier spécifique ou les supprimer automatiquement.
5. Utilisez des Outils de Gestion d’Emails
Il existe plusieurs outils qui peuvent vous aider dans la gestion des emails :
- Unroll.me : Aide à se désabonner rapidement de plusieurs newsletters indésirables en une seule fois.
- Sanebox : Trie automatiquement les emails importants des moins importants. Aide à gérer les expéditeurs indésirables en les filtrant hors de votre boîte principale.
- Boomerang : Permet de programmer l’envoi de messages et de créer des rappels.
6. Créez votre Signature Electronique
Reprenez les informations pertinentes à faire figurer sur vos mails et réponses de mails. Un « Cordialement, Richard. » peut aussi faire gagner un temps considérable pour tous les mails que nous émettons régulièrement.
7. Utilisez des Modèles de Réponses
Les modèles de réponses sont particulièrement utiles pour les emails récurrents. Préparez des réponses types pour les questions fréquentes afin de gagner du temps.
8. Développez des Habitudes de Lecture Rapide
Apprendre à lire rapidement et efficacement vos emails vous permettra de traiter un grand nombre de messages en peu de temps. Identifiez les points clés et passez rapidement au message suivant.
9. Préservez votre Vie Privée
Pour éviter d’être submergé par des emails personnels au travail ou des emails professionnels dans les moments liés à votre vie privée, utilisez une adresse email distincte pour vos différentes communications.
10. Priorisez les Emails
Utilisez un système de priorisation pour traiter les emails en fonction de leur importance et de leur urgence.
- Important et urgent : Traitez ces emails immédiatement.
- Important mais non urgent : Planifiez du temps pour les traiter.
- Non important mais urgent : Déléguez si possible.
- Non important et non urgent : Supprimez ou archivez.
Conclusion
En appliquant ces astuces et stratégies de gestion des emails, vous pourrez non seulement gagner du temps et de l’énergie, mais aussi réduire votre stress et améliorer votre productivité. Une gestion efficace des emails est essentielle pour maintenir un équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Adoptez ces bonnes pratiques dès aujourd’hui et transformez votre boîte de réception en un outil puissant pour atteindre vos objectifs.
Pour plus de conseils sur la gestion des emails et d’autres aspects de la productivité personnelle et professionnelle, n’hésitez pas à explorer notre site ou à nous contacter.
